Nu heel Nederland volledig in de ban is van het coronavirus, zijn we ook massaal overgegaan op digitaal werken en digitaal met elkaar in verbinding staan. In de afgelopen twee weken zagen we al veel berichten voorbijkomen van verenigingen welke de geplande Algemene ledenvergadering hebben verplaatst in verband met de uitbraak van het coronavirus in combinatie met de genomen maatregelen van het niet fysiek bijeenkomen en de gevraagde ‘social distance’.
 

Digitaal vergaderen en besluiten nemen?

Dit roept bij veel leden van DNA de vraag op. “ Welke mogelijkheden hebben wij om ‘ digitaal’ te vergaderen en tot besluitvorming te komen? “

Dit is een hele relevante praktische vraag, maar ook gelijk juridisch inhoudelijk.

Zoals bij iedereen vast en zeker bekend, is de vereniging één van de vele rechtspersonen welke we in Nederland kennen. De wettelijke kaders zijn terug te vinden in het Burgerlijk Wetboek 2. Binnen een vereniging heb je in ieder geval altijd de officiële organen het Bestuur en de Algemene ledenvergadering (ALV).

Artikel 2:41 BW en de statuten bepalen op welke wijze en wanneer de ALV bijeen dient te worden geroepen. In Artikel 2:38 BW en de statuten wordt geregeld op welke wijze leden het stemrecht in de ALV kunnen uitoefenen. Sinds wijziging van de wet in 2007 kunnen de statuten ook bepalingen bevatten om als lid ‘ digitaal’:  (i) deel te kunnen nemen aan de beraadslaging op ALV, (ii) te kunnen stemmen op de ALV, danwel (iii) in een bepaalde periode (max. 30 dagen) voorafgaand aan de ALV hun stem digitaal kunnen uitbrengen.

Dit dient dus reeds vooraf in de statuten te zijn geregeld als een mogelijkheid. Er worden wettelijk ook minimale eisen gesteld, zodat het lid als het ware fysiek aanwezig is en zich elektronisch kan identificeren om bijvoorbeeld te stemmen.

 

Echter het digitaal kunnen deelnemen aan een ALV neemt niet weg dat de wet nog steeds uitgaat van het principe en de verplichting dat een ALV ‘ fysiek’ plaatsvindt.

Met andere woorden een ALV kan niet in zijn geheel rechtsgeldig digitaal worden georganiseerd. Indien de statuten het toelaten is het mogelijk om via allerlei softwarematige oplossingen leden digitaal te laten deelnemen, maar dit is geen oplossing voor de verplichting om een ALV fysiek te laten plaatsvinden. Uit de memorie van toelichting bij de 4wijziging van boek 2 inzake ‘ het gebruik van elektronische communicatiemiddelen bij de besluitvorming in rechtspersonen’ (Vergaderjaar 2004-2005 (30 019) ) volgt ook dat een lid altijd het recht dient te hebben om te kunnen deelnemen aan de ‘ fysieke’ ALV bijeenkomst. Dit belemmert dus ook naar mijn mening de mogelijkheid om de ALV fysiek te organiseren door slechts een beperkte groep fysiek uit te nodigen en de rest digitaal.
 

Buiten vergadering besluiten

Dan rest nog de vraag of het mogelijk is voor de ALV om ‘ buiten vergadering’ tot besluitvorming te komen. Op grond van artikel 2:40 lid 2 BW bestaat deze mogelijkheid, maar dan geldt wel dat dit een ‘ eenstemmig’ besluit is van alle leden (of afgevaardigden), mits genomen met voorkennis van het bestuur. Dit betekent dat alle leden voor een besluit dienen te stemmen en niet ‘ blanco’ mogen stemmen. Zo’n genomen besluit buiten vergadering wordt gelijk gesteld aan een genomen besluit van de algemene vergadering.
 

Het is dus mogelijk als ALV om een besluit buiten vergadering te nemen, echter dan dienen alle stemgerechtigde leden voor een voorstel te stemmen, bijvoorbeeld door alle stemmen schriftelijk in te zamelen. In de praktijk is dit toch lastig te organiseren lijkt mij, denk maar aan het feit dat slechts 1 stemgerechtigde toch tegen stemt of blanco zou stemmen. Op dat moment is er al geen sprake van een rechtsgeldig genomen besluit door de ALV.
 

Samenvattend

Resumerend,  het is dus wettelijk niet mogelijk een ALV uitsluitend digitaal te organiseren. Tevens is een besluit nemen buiten vergadering beperkt mogelijk en praktisch lastig omdat niemand mag tegen stemmen. Gezien de huidige ontwikkelingen en digitale mogelijkheden sinds de laatste wetswijziging in 2007 op dit vlak is er zeker iets voor te zeggen om de wet op dit punt verder aan te passen. Daar hebben we alleen vooralsnog niet zoveel aan en rest er dus niets anders om voorlopig de ALV uit te stellen.
 

Mr. Jelle Terpstra is als juridisch adviseur verbonden aan Liance.legal.