Met het XDPconcept -  experience design project - exploreert ASAE met verenigingsprofessionals de mogelijkheden om de actieve deelname bij evenementen te verhogen en ze meer interactief te maken. Dit doet ASAE in een jaarlijks evenement, vol met experimenten, zoals simultane keynotesprekers en creatieve hubs.
Deelnemers van het XPD evenement van 2019  kregen 20 ideeën mee naar huis. Op zichzelf is elk idee misschien niet zo nieuw, maar alles bij elkaar toegepast werkt het:

1.luister naar je publiek, deelnemers en partners,vraag feedback en doe er iets mee.

2.ontzorg deelnemers, geef simpele, heldere informatie over praktische zaken als route naar en in de locatie, parkeren, koffie en catering.

3.gebruik de wandelgangen, subgroepjes hoeven niet per se elk een eigen ruimte te hebben, gebruik ook de gangen, hal of het podium.

4.crowdsource haal programma-ideeën op bij je deelnemers.

5 vier en benoem actieve deelname, beloon mensen die actief meedenken en geef ze bijvoorbeeld ook een sticker op hun badge.

6.maak ambassadeurs van deelnemers, werk met buddies voor nieuwkomers of laat deelnemers gratis iemand meebrengen. 

7. ga vooraf in gesprek met deelnemers, stuur een speciale nieuwsbrief en start een platform voor deelnemers.

8. partner met partners, bespreek met partners wat hun doelen zijn bij het evenement en hoe je ze daarbij kunt helpen.

9. ontzorg partners, bied partners turnkey pakketten, zodat ze gemakkelijk deel kunnen nemen, als ze dat willen.

10. positioneer de beurs met partners als het netwerkplein en de plek om nieuwe ideeën op te halen.

11.zet actieve leden in,  vraag aan iedereen in de vereniging, die mee kan denken,  om advies en ideeën.

12. verras, maak niet alles tot in detail vooraf bekend, zorg ook voor verrassingen.

13. laat je niet tegenhouden door deadlines, geef detailinformatie over het programma in een app en geef in print de hoofdlijnen en relevante achtergrondinformatie.

14. bedenk hoe deelnemers een printprogrammaboek kunnen  gebruiken na het evenement, geef bijvoorbeeld  tips, tools, oefeningen.

15. maak het zo gemakkelijk mogelijk om ideeën mee te nemen, bijvoorbeeld door er een foto van te maken. ( moet het wel op 1 poster of scherm staan)

16. geef ze de ruimte, laat deelnemers af en toe vrij om op adem te komen of even na te denken. 

17. achterhaal wat deelnemers het evenement echt waard vinden, je kunt een deel van de deelnemers laten betalen wat zij vinden dat het evenement waard is.

18.houd rekening met verschillende typen mensen, evenementen zijn vaak bijna alleen afgestemd op extroverte deelnemers.

19.laat perfectie niet je vijand worden, goed is ook goed. 

20. plezier is noodzakelijk. Natuurlijk neem je het doel om een geweldig evenement te maken heel serieus, maar het mag, moet zelfs, leuk zijn om eraan te werken.

Met dank aan ASAE, Daan Hoogendijk en Mathieu Daalder.