Het Bijbelgenootschap kende een uitgebreid bestand van vrijwilligers die meehielpen in de uitvoering. Maar of deze mensen werkelijk actief waren voor het Bijbelgenootschap en wat zij precies deden was niet altijd duidelijk. De vereniging besloot om de vrijwilligers dichterbij de organisatie te halen en om het vrijwilligersbeleid meer af te stemmen op de hedendaagse vrijwilliger. Een ingrijpende transitie. Coördinatoren Angelique van der Leeden-Jut en Barbara van de Pol delen geleerde lessen en tips.

De moderne vrijwilliger
Het vrijwilligersbestand van het Bijbelgenootschap zal redelijk grijs blijven maar toch vernieuwen en verjongen doordat het contact tussen organisatie en vrijwilligers directer en meer persoonlijk wordt, digitaal verloopt en vrijwilligers kunnen kiezen voor concrete, afgebakende taken die zij zelfstandig kunnen uitvoeren – zonder bemoeienis van een lokaal of regionaal orgaan. Dit zijn de uitgangspunten in de transitie. Blijf je uitgangspunten toetsen: klopt dit? En stel bij waar het toch anders zou moeten.

Omgaan met gedoe
Een transitie van regionale naar centrale, landelijke aansturing is doorgaans een recept voor gedoe. Realiseer je van tevoren dat mensen hier om verschillende redenen niet in mee zullen willen gaan. Blijf luisteren en leren. Het Bijbelgenootschap vraagt alle vrijwilligers expliciet om echt ja te zeggen tegen de nieuwe aanpak en mee te gaan in de verandering. Daarmee is er ook een weg om af te haken en aan te geven dat je niet wilt. Ook keurt de organisatie het niet af als vrijwilligers door willen gaan met activiteiten die de organisatie niet wil doorzetten. Zij geeft dan wel duidelijk aan welke rol de vereniging hier nog bij zal spelen (misschien helemaal geen rol meer).

Lokaal versus centraal
Ga het gesprek aan over regionaal versus centraal coördineren. Waardeer regionale verschillen maar laat ook zien met welke verschillen je daardoor in de praktijk te maken krijgt. Leg ook goed uit waarom je vooral die dingen wilt faciliteren en stimuleren die overal werken. Blijf benadrukken dat juist de decentrale inzet van onschatbare waarde is voor de centrale organisatie en dat je juist beter in kaart wilt kunnen brengen wat er allemaal gebeurt  en beter wilt kunnen leren van wat er niet goed gaat.

Winnen en verliezen
Een ingrijpende transitie in het omgaan met vrijwilligers zal vaak betekenen dat je bestand formeel fiks krimpt. Deels is dat een extra opschoning, maar deels verlies je mensen. Als het goed is staat daar winst van nieuwe vrijwilligers uit gewenste doelgroepen tegenover. Monitor dit goed.

Verandering merken
De transitie bij het Bijbelgenootschap viel deels samen met de coronacrisis, een periode waarin alles toch al anders gaat dan anders. Zeker in de kerken ging dit gepaard met hele ingrijpende veranderingen, zoals niet meer bij elkaar komen. En hoewel je zelf als coördinerend professional dagelijks bezig bent met de grote verandering, kan het even duren voor alle vrijwilligers zich ook echt realiseren wat er precies is veranderd en waarom. Blijj daarom het verhaal communiceren en ga het gesprek aan ( liefst, als dat weer kan, door het land in te gaan).

Profielen en takenpakketten
Het Bijbelgenootschap werkt met twee profielen – kerkvrijwilligers en talentvrijwilligers. En voor de verschillende profielen met takenpakketten. Wat de kerkvrijwilligers kunnen doen is uitgewerkt in een handboek. Vrijwilligers die dat willen, kunnen met hulp van een handboek een lijstje heel concrete taken samenstellen, uitvoeren en afstrepen. De talentvrijwilligers zijn direct betrokken bij centraal georganiseerd projecten en werkzaamheden. Maar ook voor hen geldt dat er concrete afspraken worden gemaakt over wat en hoe.

Feedback krijgen
Ideaal gezien geven de vrijwilligers terug hoe ze taken hebben uitgevoerd en wat ze daarbij tegen zijn gekomen. Dat werkt nog niet helemaal naar wens.

Onderling
De een wil graag zelfstandig een concrete taak oppakken en uitvoeren. De ander haalt meer voldoening en inspiratie uit samenwerken met anderen en ontmoeting. Vergeet niet om ook de onderlinge samenwerking en ontmoeting te organiseren en te faciliteren, ook al schaf je de formele structuren af.

Lust of last
Richt je niet alleen op de vrijwilligers en de vraag hoe je hen anders kunt aansturen, maar kijk ook naar de professionals in de vereniging. Hoe bereik je dat zij samenwerken met vrijwilligers zien als een vanzelfsprekend onderdeel van hun werk? Niet iedereen beschikt over de juiste skills om de inzet van vrijwilligers te coördineren, te waarderen en ervoor te zorgen dat het tot de gewenste resultaten leidt.

Betrokken blijven
Denk ook na over wat je doet met vrijwilligers met weinig gevraagde talenten. Hoe houd je ze betrokken?

Waarderen
Vrijwilligers willen graag bijdragen aan het doel door zich in te zetten. Het is zeker belangrijk om te kijken naar de kosten die zij daarvoor moeten maken en die eventueel te vergoeden. Geef altijd blijken van waardering. Het Bijbelgenootschap geeft bijvoorbeeld een tegoed voor de eigen webshop. En ook al zeggen vrijwilligers dat dat niet hoeft, en dat je het geld beter aan de gedeelde doelen kunt besteden, schep dan de mogelijkheid om dat te kiezen, maar blijf waarderen.

Nationaal jaar van de vrijwillige inzet
2021 is het jaar van de vrijwillige inzet maar de aanloop is al flink ingezet. Kijk op www.mensenmakennederland.nu voor tips en inspiratie.