De situatie waarin alles onzeker is en niets planbaar lijkt, is militairen niet vreemd. Militairen opereren per definitie in een omgeving waar de situatie voortdurend kan veranderen, waar extremen eerder normaal zijn dan een uitzondering en problemen per definitie complex zijn. Ter inspiratie: tips van brigadegeneraal Hans Damen.

In algemene zin anticiperen militairen op operationele inzet door een goede training, het verzamelen van zo veel mogelijk informatie, gedegen planning en een gestandaardiseerde wijze van optreden. Ook als je daar binnen jouw vereniging nooit de behoefte voor hebt gevoeld of de tijd voor hebt gehad, kun je een aantal militaire lessen en technieken in de huidige crisis toepassen. 

Zorg voor rust
In de eerste plaats is rust van essentieel belang. De crisis gaat langer duren dan een paar dagen. Blijf daarom gezond eten, ga - als je nog buitenshuis werkt - op tijd naar huis, probeer goed te slapen en te ontspannen. Stel indien mogelijk ploegendiensten in. Houd je collega’s in de gaten en help elkaar. Wees een buddy voor elkaar. Goed timemanagement zorgt voor duurzame inzetbaarheid.

Scheid planning van de uitvoering
In een chaotische situatie kun je alleen nog maar reageren en is er geen ruimte om te anticiperen en vooruit te plannen. Creëer een planningsteam dat zich niet met de waan van de dag bezighoudt, maar vooruitkijkt naar morgen, naar volgende week, volgende maand, een half jaar verder…

Definieer het probleem
Een goede probleemdefinitie is het begin van de oplossing. In de praktijk zullen probleemdefinitie en het vinden van oplossingen door elkaar heen lopen. Complexe (ongestructureerde) problemen kennen zelden een enkelvoudige oorzaak. Het gaat er om  een gezamenlijk bruikbare interpretatie te vinden.

Verzamel informatie
Zet je informatievoorziening voorop. Een crisis schreeuwt om andere antwoorden dan die jouw systemen normaal genereren. Dat moet je dus organiseren. Begin met het formuleren van de kernvragen waar je mee worstelt om überhaupt te kunnen plannen. Probeer zo de grootste onzekerheden te verminderen.
Het is ook zinloos oplossingen te bedenken zonder eerst grondig te hebben vastgesteld wat de oorzaken van de op te lossen problemen zijn. Onderzoek de omgeving. Welke externe, politieke, economische, sociale, infrastructurele en informatie factoren zijn van invloed op mijn specifieke situatie. Welke interne factoren spelen mee? Hoe zit het met de financiering van de onderneming en hoe is de personele situatie.

Welke kansen zien we naast alle bedreigingen?
Wacht niet tot je alle informatie hebt, want die heb je nooit. Je moet dus aannames doen en die moet je valideren in je verdere informatievoorziening.

Creëer scenario’s
Scenario-ontwikkeling helpt een situatie inzichtelijk te maken, waardoor deze weliswaar nog steeds ingewikkeld en complex is, maar wel beter hanteerbaar. Denk na over de richtingen waarin de huidige situatie zich kan ontwikkelen. Formuleer daarbij het meest waarschijnlijke scenario, maar ook een of twee extreme varianten. Scenario’s zijn geen prognoses of voorspellingen, maar helpen in het onderzoeken en formuleren van oplossingsrichtingen. 

Ontwikkel handelingsperspectieven en mogelijke wijzen van optreden
Wanneer scenario’s zijn opgesteld kunnen deze gebruikt worden om handelingsperspectieven uit te werken. Handelingsperspectieven zijn opties,  denkrichtingen, ideeën en mogelijke  acties, die helpen de uitdagingen van elk scenario het hoofd te bieden, en ook mogelijke kansen onderkennen. Formuleer mogelijke wijzen van optreden. Weeg deze mogelijke wijze van optreden af tegen alle scenario’s. Wat kunnen de gevolgen zijn van de wijze van optreden in de verschillende scenario’s? Inventariseer de risico’s en maak een kosten-baten analyse.

Kies een aanpak
In een complexe situatie is een bepaalde aanpak of oplossing niet goed of fout, hooguit beter of slechter. De kwaliteit van een oplossing kan afhankelijk van het moment variëren. Een initieel als goed beoordeelde oplossing kan uiteindelijk rampzalige gevolgen hebben wanneer onbedoelde neveneffecten gaandeweg duidelijk worden. Planning dient onder dit soort complexe omstandigheden dus een aIternatief proces te zijn, blijf de toestand beoordelen en pas je aan op de omstandigheden conform de OODA-loop (Observe, Orient, Decide & Act).

Maak onderscheid tussen korte, middellange en de lange termijn
De middellangetermijnplanning is in feite je plan de campagne waarin je de samenhang van je aanpak beschrijft en aangeeft langs welke lijnen je de crisis wilt beteugelen. Daarin beschrijf je ook doelstellingen (gewenste effecten) en mijlpalen. Meten is weten! Definieer de doelen die je wilt bereiken SMART.

Met het middellangetermijnplan geef je je medewerkers focus en daarmee kunnen ze ook begrijpen waarom sommige korte termijn maatregelen nodig zijn. De korte termijn planning moet je voor de medewerkers in hapklare brokken hakken en koppelen aan verschillende mijlpalen. Je lange(re)termijnplan richt zich op het herstel dat na de crisis moet gaan plaatsvinden. Denk daar ook nu al over na.

Sturing
Stuur op effecten die je wilt bereiken en ga vooral niet micromanagen. Vooral dat laatste is een valkuil die je moet zien te vermijden. Beschrijf WAT je wilt bereiken en WAAROM. Laat de vertaling naar de uitvoering aan de uitvoerende elementen van je organisatie. Daarmee creëer je eigenaarschap, maak je het een team-effort en geef je het team de vrijheid om situationeel te handelen. Voorkom groepsdenken door bijvoorbeeld een ‘advocaat van de duivel’,  buitenstaanders te betrekken of een kritische houding aan te moedigen. Betrek regelmatig het hele team en maak gebruik van hun kennis en ervaring.

Brigadegeneraal Hans Damen was tot juni 2019 verantwoordelijk voor de Taskforce Logistiek bij Defensie en is nu adviseur. op het gebied van strategie, crisismanagement, samenwerking en innovatie.

Met dank aan evofenedex