Een greep uit de vele tips voor het goed besturen van een vereniging uit het Juridisch Netwerk van DNA.

Juristen in dienst van verenigingen zijn lang niet altijd specialist in verenigingsrecht. Marjan Olfers, bijzonder hoogleraar Sport en Recht bij de VU, is dat zeker wel. Zij was te gast bij het juridisch netwerk van DNA. Een paar van haar tips over de verenigingsstructuur.

Optimaliseren niet negeren
Zolang je ervoor kiest om een vereniging te zijn, moet je het feit dat leden meebesluiten optimaliseren en niet negeren. Als je echt per se met een paar mensen alle besluiten wilt kunnen nemen, kun je beter een stichting worden. Het verenigingsrecht geeft je verder heel veel ruimte om je structuur in te richten.

Good governance
Vraag je niet alleen af hoe je de governance kunt regelen, maar zoek naar good governance, een structuur die je ook helpt om problemen te voorkomen, zoals belangenverstrengeling.

Uitvoeren is niet besluiten
...en besluiten is niet uitvoeren. Zeker in een vereniging met een professioneel bureau is het belangrijk om heldere afspraken te maken over de rollen die mensen hebben en de ruimte die ze hebben om hun rol in te vullen. Is er een directeur dan is het echt niet de bedoeling dat bestuursleden of ledenraadleden opdrachten/verzoeken uitzetten naar medewerkers.

Elkaar nodig
De organen in een vereniging hebben elkaar nodig, zie niet de een of de ander meer als de echte baas. De ledenraad (of ALV) bepaalt waar we naartoe gaan en of we zijn aangekomen. Het bestuur heeft het stuur in handen.  Accepteer en waardeer dat de organen elkaar in balans houden en dat het bij verenigingen hoort om een beetje wij-zij te denken.

Collectief op grote lijnen
Het is verstandig om het bestuur als een collectief te benaderen en niet te veel individuele taken te geven, dat lokt bemoeien met de uitvoering uit. Laat het bestuur op grote lijnen besturen. Dat geeft meer houvast over wat en hoe het bestuur bestuurt en welke informatie het bestuur daarvoor nodig heeft, dan stellen dat het bestuur op afstand is.

Proces of structuur
Kies er niet te snel voor om een probleem op te lossen door de structuur aan te pakken. Ja, het is een goed idee om weinig lagen in de verenigingsstructuur te hebben, uitvoeren en besluiten te scheiden en om leden direct te raadplegen. Nee, het ligt niet aan de structuur – maar aan het proces – als bestuursleden of ledenraadsleden uit wantrouwen hun rol loslaten, een informatieachterstand denken te hebben of als de leden zich niet betrokken voelen bij de besluitvorming.

Leden betrekken
Leden betrekken bij de vereniging doe je door ze goed te kennen en alle  ‘bloedgroepen’ mee te nemen én door decentraal te doen, wat decentraal kan. Dus houd de afdelingen wel in stand voor het uitvoeren van verenigingsactiviteiten –   maar niet per se in de juridische structuur met eigen besturen, en dergelijke. Als je nog wel afdelingen hebt, kun je ze laten fuseren met de landelijke vereniging of regionaal bundelen.

Ideale ledenraad
De ideale ledenraad – qua omvang – past niet in een huiskamer, want dan gaat men zich een bestuur voelen – en is ook niet (veel) groter dan 30, want dat wordt het te groot voor een echte discusssie en weer meer een applausmachine.