Voor de meeste verenigingen is de contributie een grote post in de inkomsten. In een vereniging met enkele grote leden is het misschien nog zo dat de directeur of de voorzitter contact leggen als de betalingen haperen maar in een vereniging met veel leden, die soms maandelijks een relatief klein bedrag betalen, is het zaak om de betaling en incasseringen slim en daarom geautomatiseerd aan te pakken. VVCM, Vereniging voor Credit Management, werkt samen met Mail tot Pay en deelde hun aanpak in een webinar voor DNA.

Vrienden blijven
In alle gevallen is het belangrijk om de relatie zo mogelijk te behouden en de gang naar deurwaarder en uiteindelijk rechter te vermijden, maar daar hoort dan ook bij dat dit lid blijft betalen. En dat is in de praktijk soms lastig.

Meteen reageren op wanbetaling
Wees alert op wanbetalingen en reageer er snel op. Een automatische incasso is uiteraard een goede manier om betalingen prettig te regelen. Maar niet elke betaler is even alert op incasso’s die niet door zijn gegaan omdat het tegoed niet toereikend was. Dus het is zaak om bij een stornering meteen een bericht te sturen.

Maak alsnog betalen gemakkelijk
Gaat het om een wat groter bedrag, kan het slim zijn om meer mogelijkheden aan te bieden, bijvoorbeeld direct betalen of betaling in termijnen. Heb je je proces geautomatiseerd, dan kun je een voorstel sturen waarop de betaler kan aanklikken wat hij wil. Gemak werkt in zo’n geval.

Gewenst gedrag sturen
Je kunt nog verder gaan en in het hele proces sturen op goed betaalgedrag. De een betaalt namelijk altijd op tijd, de ander altijd te laat. De een plant alles keurig in, de ander wacht altijd af tot er een piep komt. Door in te spelen op het gedragspatroon van de (wan)betaler en door gewenst gedrag te belonen, kun je betaalgedrag beïnvloeden. Denk bijvoorbeeld aan korting voor vroegtijdig betalen tot bedankjes bij betalingen.

Interventies
Er zijn verschillende interventies mogelijk. Voor de een werkt het als hij of zij een herinnering krijgt voor het vervallen van de termijn. Bij de ander werkt gewoon bedanken voor een betaling. Een volgende reageert pas als je meteen het hele bedrag dat openstaat opeist, het is blijkbaar menens. Voor mensen die wel willen betalen maar het (nog) niet kunnen, zal uitstellen of verlagen van de termijnbetaling het beste werken.

Leren van betaalgedrag
Door het proces te automatiseren kun je heel veel leren over het betaalgedrag van leden. Je kunt facturen op verschillende manieren sturen en berichten in verschillende tone of voice opstellen en kijken hoe erop wordt gereageerd. Welk gedrag laat men zien: van bericht negeren tot openen, kliks op links in je bericht en uiteindelijk betalen. Je kunt zien hoe men de rekening betaalt en op welk moment van de dag – dag van de maand et cetera. Door machine learning toe te passen, kun je op het niveau van het individuele lid zo goed mogelijk voorspellen welke interventie in dit geval het meest effectief is en tot betaling zal leiden. Machine learning is het razendsnel alle opties overwegen en door statistische kansberekening voorspellen welk betaalverzoek werkt.