Ertoe doen op het moment dat het mij uitkomt. Hoe kun je de hedendaagse vrijwilliger, die dit wil, faciliteren? Het Nederlands Bijbelgenootschap koos voor een hele nieuwe aanpak.

Het Nederlands Bijbelgenootschap is een goeddoel-organisatie met donateurs en werkt in de uitvoering met heel veel vrijwilligers. Anders dan bij een vereniging hebben zij niet het stuur in handen, maar er ging toch heel veel tijd naar vergaderen. Hedendaagse vrijwilligers willen ertoe doen en dat binnen beperkte tijd en op het moment dat het hun uitkomt. Barbara van de Pol gaat in de q-sessie van 17 september samen met collega vrijwilligerscoördinator Angelique van der Leeden-Jut uit de doeken doen hoe het Bijbelgenootschap het vrijwilligersbeleid heeft geupdate.

Dichtbij
Barbara van de Pol: “De vrijwilligers zijn voor ons heel belangrijk om onze missie, de Bijbel dichtbij brengen, uit te voeren. Zij brengen onze producten en diensten voor het voetlicht bij de doelgroep. De vrijwilligers werkten vanuit een fijnmazige organisatie, met rayons en drie regio’s. Maar daarin ging veel tijd op aan vergaderen. Bovendien maakte het de afstand tussen de vrijwilliger en de organisatie groot. We kregen van vrijwilligers steeds vaker het signaal dat er te veel tijd verloren ging aan vergaderen en te weinig overbleef om iets te doen. Wat we wilden bereiken was: organisatie en vrijwilligers veel dichterbij elkaar en we wilden het vrijwilligerswerk veel meer op maat aanbieden.”

Grote verandering
Om dat te doen heeft het Bijbelgenootschap in feite die hele fijnmazige structuur opgeheven. Formeel kon dat vrij gemakkelijk, omdat het ook niet verweven is met besluitvorming, zoals verenigingen dat vaak hebben. Die moeten dat dan eerst ontvlechten. Maar toch was het een grote stap, legt Van de Pol uit. ”Je weet van tevoren dat niet iedereen daar echt blij mee zal zijn en je houdt er rekening mee dat mensen afhaken. We hebben de verandering begin van dit jaar doorgevoerd, dus het is misschien wat anders geland dan in een normale situatie. Uiteraard hebben we nagedacht over nieuwe manieren van elkaar ontmoeten en kennis en ervaringen uitwisselen. Bijvoorbeeld met een landelijke dag voor de vrijwilligers. Maar dat konden we door de coronamaatregelen nog nauwelijks ontwikkelen. Wat we nu doen is mensen op afstand met elkaar in contact brengen en we denken na over een soort rondreis. En waar mensen lokaal wel bijeenkomsten willen blijven organiseren, juichen we dat toe, zodra dat dan weer kan.”

Pakket kiezen
“De individuele vrijwilliger kan nu zelf zijn takenpakket samenstellen. Ze hebben een basispakket en daarbij kiezen ze eventueel extra taken en projecten. Denk aan bijvoorbeeld het presenteren van onze app of het onder de aandacht brengen van onze kinderdienstmethode.  Dat geldt voor de vrijwilligers die verbonden zijn aan een kerk. We hebben ook vrijwilligers die een bijdrage leveren aan onze projecten, bijvoorbeeld door redactie of vertalen.  Ook zij maken vergelijkbare keuzen. We zijn dus nu veel duidelijker in onze verwachtingen naar vrijwilligers en omgekeerd. We spreken met elkaar bepaalde taken af. De vrijwilliger bekijkt zelf hoe hij of zij dat invult. Via een simpele kwartaalrapportage kan de vrijwilliger terugkoppelen welke resultaten zijn bereikt en ook aangeven wat hij of zij onderweg tegen is gekomen. Die rapportage verloopt overigens nog niet helemaal goed. Nog een te klein deel doet daar echt aan mee.”

De nieuwe vrijwilliger
“Natuurlijk hebben we de verandering voorgelegd aan de vrijwilligers en zij konden voor zichzelf besluiten: wil ik meegaan met deze nieuwe manier van werken of niet. Natuurlijk verlies je een aantal mensen. En je hebt vaak op papier meer mensen dan in de praktijk echt actief zijn, ook dat wordt duidelijker als je zo’n verandering doorvoert. Nu hebben we  als organisatie met alle vrijwilligers die er zijn direct contact over de dingen die zij doen.  Ik vind dat een grote winst voor de organisatie. En zo kun je echt beter inspelen op de vrijwilliger van nu.”

Aanmelden voor Q-sessie over vernieuwen van het vrijwilligersbeleid