Bestuurders in hun kracht zetten
13-03-2017 Kennisbank

In bijna elke vereniging zijn de bestuurders vrijwilligers. Ik vond inspiratie bij de NOV over het inzetten van vrijwilligers en maakte een vertaalslag naar bestuurders in branche- en beroepsorganisaties.

Door Jos Wesselink

Bij de start
Werken met onduidelijke verwachtingen is een tikkende tijdbom. Eens zal het ontploffen.
Leden, die bestuursleden worden, starten hun bestuurdersrol altijd in een setting van wederzijdse verwachtingen. Er is  een lopende agenda met de hoofdlijnen van het verenigingsbeleid. De nieuwe bestuurder stapt op in een rijdende trein. De vereniging heeft zijn verwachtingen vertaald in een profiel en op basis daarvan een nieuwe bestuurder geselecteerd – al komt het ook nog vaak voor dat de vereniging de nieuwe bestuurder op andere gronden in haar schoot geworpen gekregen heeft.
De nieuwe bestuurder zal zakelijke en persoonlijke verwachtingen hebben bij de start van het bestuurswerk. De inzet van dit vrijwilligerswerk mag nooit als vanzelfsprekend gezien worden en moet recht doen aan de wederzijdse verwachtingen. Maar dan moet je die verwachtingen wel kennen en bij de start expliciet maken. 

Belonen
In zijn algemeenheid kan je stellen dat een vereniging de vrijwilliger geen geld zou moeten kosten. De drempels moeten niet te hoog zijn.
 Er zijn verenigingen die hun bestuurders belonen met geld. Deze geldelijke beloning kan in de vorm van vacatievergoedingen, vergoeding van onkosten dan wel verletkosten of op basis van een afgesproken tarief. Naarmate de vergoedingen toenemen is de vraag gerechtvaardigd of er nog sprake is van vrijwillige bestuurders. Naast betaalde verenigingsprofessionals hebben die verenigingen immers ook betaalde bestuurders. Bij veel verenigingen is de inzet van bestuurders echter zonder vergoedingen. Die verenigingen moeten zich de vraag stellen of de gevraagde inzet de vrijwilligers niet te veel geld kost. Denk alleen maar aan de reis – en verblijfskosten die een bestuurszetel met zich mee kunnen brengen. Je vraagt dan niet alleen inzet van tijd, maar ook van eigen investeringen in geld.. Als je geconsolideerd naar een vereniging als collectief kijkt, moet de collectiviteit het individuele lid juist tijd en geld opleveren, een positieve ‘return on investment’ en ‘return on time’.

Ontwikkelen
Veel bestuurders zullen hun bestuursperiode ook zien als een fase waarin zij zich persoonlijk kunnen ontwikkelen. 
De vereniging kan de bestuurder ook op andere wijze belonen voor de vrijwillige inzet dan met geld. Het bestuurswerk is immers zinvol en eervol. Wordt dit ook als zodanig overgebracht (en beleefd)  en is er ruimte om je als bestuurslid persoonlijk te profileren en te ontwikkelen? Het investeren in scholing, training en opleiding van bestuurders is een schone taak voor de professionele vereniging. ‘Training on the job’ is dikwijls ontoereikend als tegenwaarde voor de vrijwillige bestuurder. In de verenigingsbegroting zal een post opgenomen moeten worden om de bestuurders te ondersteunen met gerichte opleidings- en trainingsprogramma’s waardoor zij hun bestuurstaken beter kunnen uitvoeren. Het mes snijdt hier van twee kanten. De vereniging haalt meer rendement uit geschoolde bestuurder en de bestuurder groeit in competenties die hij/zij ook buiten de vereniging kan gebruiken; een mooie win-win.

Vernieuwing
Hoe toekomstbestendig is de vereniging vanuit het bestuurdersperspectief? 
Het besturen van een vereniging (of stichting) is niet in beton gegoten. Nieuwe fases voor de vereniging vragen om nieuwe competenties en nieuwe wijzen van ondersteuning van bestuurders. De inzet van diverse technologische hulpmiddelen maakt het bestuurswerk gemakkelijker en laat de bestuurders beter functioneren. Papierloos vergaderen en het online organiseren van de vergaderdocumenten faciliteren de bestuurder en brengen gemak. Zo ook het besturen op hoofdlijnen met goed doordachte agenda’s en heldere besluitvormingsvoorstellen.
Sluit het rooster van aftreden aan bij de benodigde continuïteit van bestuur? Zijn er in de vereniging aanknopingspunten in de reglementen om te voorkomen dat bestuurders te veel aan het ‘pluche blijven kleven’? Is er een beleid dat jonge leden alvast kunnen snuffelen aan het bestuurswerk? Belangrijke vragen, die beantwoord moeten worden om de bestuurlijke inzet blijvend te kunnen vernieuwen.

Einde van de bestuurstijd is niet het einde van de relatie
Het einde van de actieve bestuursperiode is niet het einde van de relatie. Is er een ‘loyalty programma’ voor bestuurders? 
Als hun inzet erop zit, blijven de bestuurders dan nog actief betrokken bij de vereniging en gewaardeerd door de vereniging? De periode na de actieve inzet komt soms over als een ‘koude douche’. Een ex bestuurder mag zich echter nooit afgedankt voelen. Na zijn/haar actieve rol kan hij/zij immers verder als goed geïnformeerde ambassadeur binnen de vereniging.


Dit blog is geinpireerd door een verslag in het Gratis Goud Magazine #3  van NOV van een expertsessie onder leiding van het Ministerie van VWS over de inzet van vrijwilligers – waarbij bestuurders van branche- en beroepsorganisaties overigens geen doelgroep waren.

 
Door Jos Wesselink, Branchewerk
- Partners -
Geen gegevens gevonden