Hoe je met de juiste data-invoer en analyse je interne processen verbetert
27-03-2017 Kennisbank

Binnen je vereniging gaat ongelooflijk veel data om. Denk alleen al aan je ledenadministratie, financiële processen, of de gegevens van de vraagbaak voor wet- en regelgeving. Soms komen pijnpunten (door bijvoorbeeld piekperiodes) vanzelf naar boven, maar waarom zou je daar op wachten? Door slim met je data om te gaan, kun je nu al stappen zetten om je interne organisatie soepeler te laten lopen.

Door Rob Eskes

Waarover bellen of mailen je leden? Misschien omdat ze een ingewikkelde vraag hebben over de gevolgen van een wet die nu in de politiek wordt besproken. Misschien voor een adreswijziging. 

Waar besteed je jouw beperkte resources liever aan? 
Nu kan het natuurlijk dat een medewerker op een gegeven moment bij je binnenstapt en zegt: “We moeten het ledennet beter toegankelijk maken, er wordt namelijk zo vaak over administratieve zaken gebeld.” Of misschien had je zelf al zo’n gevoel.
Het kan ook dat het volledig aan je aandacht ontsnapt.
Een ledenadminstratie met een goed werkende én gebruiksvriendelijke contactregistratie is essentieel. Je voert met een simpele muisklik het onderwerp van elk klantcontact nauwgezet in, vervolgens kun je niet alleen voelen, maar ook weten waarom leden contact met je beroeps- of brancheorganisatie opnemen.

Twee keer extra klikken
Daarbij is het wel belangrijk dat je de juiste manier gebruikt om data te verwerken. Moeten je medewerkers onnodig veel vensters openen of doorklikken om bepaalde gegevens in te voeren? Grote kans dat het minder nauwkeurig gebeurt. Daarbij levert het flink wat tijdverlies op. ‘Even twee keer extra klikken’ is na een jaar al twee miljoen...

Iedereen weet hoe office werkt, toch?
Een goed voorbeeld van efficiënter kunnen werken is Office365. Bijna iedere organisatie gebruikt dit ‘nieuwe’ Office pakket wel in meer of mindere mate. Maar weten je bureaumedewerkers ook hoe ze het alles uit de software kunnen halen? Hoeveel handelingen verrichten ze bijvoorbeeld om een simpele afspraak per mail te plannen? Office heeft daar bijvoorbeeld een slimme oplossing voor: FindTime (werkt vergelijkbaar met datumprikker).

Pijnpunten visualiseren
Wanneer je de externe én interne data op de juiste manier verzameld hebt, is het tijd om de vruchten te plukken. Door alle informatie samen te brengen in een handig   Business Intelligence platform, kun je de pijnpunten in je organisatie op eenvoudige wijze. Hoeveel tijd ben je bijvoorbeeld kwijt per klantcontact? Hoe heeft dat zich per onderwerp, regio of periode ontwikkeld?

Met business intelligence en datagedreven besluitvorming is veel mogelijk.

Door Rob Eskes, CCI Groep
- Partners -
Geen gegevens gevonden